1600 NFPA- המשכיות עסקית, ניהול משברים ומצבי חירום

מאמר מאת: אינג’ ד”ר שמואל נתנאל F.P.E. יו”ר העמותה הישראלית  למיגון מפני אש (NFPA-IL).

רקע

בצד המאבק  נגד התפשטות מגפת הקורונה אנו נחשפים להעדר מדיניות ותהליך קבלת החלטות “מתגלגלת” בסופו של כל יום, באווירת אי ודאות ברמת הפרט וברמה הלאומית. אווירת חשש ופאניקה מהידוע וגם מהבלתי ידוע.

לנו, לקהילה המקצועית העוסקת בבטיחות חיים ובהצלת חיים קיימת הזדמנות וחובה מקצועית למנף את אווירת הכאוס ולהיות נושאי הדגל של תרבות הצלה ואחריות, תרבות ודרך חשיבה בה ניתן יהיה לסמוך על התנהלות משקית, ציבורית ופרטית, שתספק רשת בטחון קבועה ומתמדת.

“ארגז הכילים” בידנו אך תרבות העבודה אינה בידנו. האתגר רציני וקיימת הזדמנות לצאת מהמשבר מחוזקים עם מוטיבציה לאמץ כלי תכנון, הגנה ומניעה, כך שאולי נמצא את עצמנו בסוף התהליך בתרבות של אחריות ויכולת תכנון לניהול משברים.

 

כללי

לNFPA (National Fire Protection Association) , למעלה מ 300 תקנים וקודים שגם אושרו ע”י מכון התקנים האמריקאי. כתיבת התקנים נעשית בתהליך של הדברות והסכמה המייצג השקפות ואינטרסים מגוונים בתחום ההגנה מפני אש ותחומי בטיחות נוספים.

ישראל התייחסה מאז ומתמיד ל NFPA כמקור ידע מקצועי וההלכה הקיימת היא שכאשר לא קיים תקן ישראלי מאמצים באופן אוטומטי את הקוד המתאים של NFPA. במהלך השנים אומצו בישראל 33 תקנים של NFPA, ועוד מספר תקנים נמצאים כעת בעבודה.

NFPA הוא ארגון מוביל מידע וידע בכל סוגי הסיכונים, ולא רק בתחום המיגון מפני אש, NFPA מציע מגוון כלים העשויים לעזור בפיתוח תכניות המשכיות עסקית, ודרכי התגוננות ובכלל זה:

  • NFPA 99  – תקן למתקני בריאות, מרחבי בידוד, בקרת זיהומים, תשתיות IT וניהול נתונים ומידע.
  • NFPA 1999 – תקן ללבוש מגן ומכלולים לניתוחים רפואיים לשעת חירום, ביגוד עובדי שירותי הבריאות הפוגשים את אלו החשודים בהדבקה במתקנים בהם יינתן טיפול.
  • NFPA 1300 – תקן להערכת סיכוני קהילה ופיתוח תוכנית הפחתת סיכונים בקהילה.
  • NFPA 1600 – תקן לניהול המשכיות עסקית, מצבי חירום וניהול משברים, הוא התקן הלאומי  המוכר למוכנות, המציע מידע חיוני על ביצוע הערכות סיכונים, ניתוח השפעות עסקיות, יכולות, הערכת צרכים ופיתוח תוכניות חירום והתאוששות לאירועים רבים, כולל מגיפה.

מטרה

במאמר זה תינתן סקירה תמציתית של NFPA 1600  על מנת לעודד התעניינות של ארגונים, עסקים, מוסדות חינוך ורפואה ולהוביל מהלך שאולי יביא בסופו של יום לתקינה מחייבת.  תקן  NFPA 1600  הוכר כתקן המוכנות הלאומי בארה”ב, ואומץ באופן נרחב על ידי גורמים ציבוריים ופרטיים באופן די גורף ברמה מקומית, אזורית, לאומית, בינלאומית וגלובלית, ואומץ על ידי המשרד לבטחון פנים בארה”ב כתקן מוסכם למוכנות לחירום.

התקן מציג קריטריונים למצבי אסון, משבר, ניהול תכניות חירום והמשכיות עסקית ומקנה כלים לתכנון ,יישום וביצוע של תכניות מוכנות והערכה למניעה, הפחתה, תגובה והתאוששות ממצבים כאלו. המונח “המשכיות עסקית” דן בתהליך מתמשך שנועד להבטיח את הצעדים הנדרשים על מנת לזהות את ההשפעות של הפסדים פוטנציאליים ושמירה על אסטרטגיות ותוכניות התאוששות רציפות וניתנות ליישום.

ניהול התכנית

ניהול תכניות מסוג זה מחייב תנאי בסיסי של מנהיגות ומחויבות. על ההנהלה  להפגין מחויבות בתכנית ובכלל זה תמיכה בפיתוח, יישום ותחזוקה של התוכנית, הקצאת משאבים לתמיכה בתוכנית, בדיקה והתאמה להבטחת יעילות התכנית וטיפול בליקויים בתוכניות. על ההנהלה  לדבוק במדיניות ,לעקוב אחר הנהלים שפותחו לתמיכה בתוכנית ולמנות מרכז שיעסוק בפיתוח ותחזוקת התכנית.

הערכת סיכונים

ראשית יש למפות את הסיכונים הפוטנציאליים. התקן מציג מיפוי נרחב של סיכונים אפשריים :

  • סיכונן גאולוגי : רעידת אדמה, מפולת אדמה, שקיעה , צונאמי, התפרצות געשית.
  • סיכון מטאורולוגי: התפשטות אש, טמפרטורות קיצון, שיטפון, ברק, שלג, קרח, ברד, משבי רוח עזים , ציקלון/ הוריקן/טורנדו, סופת חול ואבק.
  • סיכון ביולוגי :מחלות הנגרמות ממזון, מחלות זיהומיות ניתנות להעברה , מגיפה.
  • טעות אנוש : התמוטטות בניין ,אנשים לכודים, פיצוץ, שריפה, מחסור בדלק,  חומרים מסוכנים, כשל בציוד , אירוע גרעיני , אירוע רדיולוגי , אירוע תחבורתי, כשל במערכת אספקת מים, העדרות עובדים חיוניים, מידע מוטעה.
  • פעולות זדון: הצתה, איום פצצה , הפגנות ומהומות , אפליה או הטרדה , דיסאינפורמציה(שמועות, טענות כוזבות, האשמות) , חטיפה / ערובה / סחיטה , סיכונים גיאופוליטיים כולל מעשי מלחמה, חוסר יציבות פוליטית, נעדרים, אירועי אבטחת סייבר, שוד / גניבה / הונאה, שביתה או סכסוך עבודה, חפץ חשוד, טרור, ונדליזם / חבלה, אלימות.
  • סיכון טכנולוגי: חומרה, תוכנה, הפרעות תקשורת וקישור לרשת.
  • סיכון כלכלי פיננסי: שינוי שער החליפין, מיתון כלכלי, חרם, גניבה / הונאה, קניין רוחני.
  • סיכון אסטרטגי : איבוד מנהלים בכירים, רכישה או יזמה אסטרטגית כושלת.

אל מול מיפוי הסיכונים הפוטנציאליים יש להצביע על הסיכונים הרלבנטיים לארגון ולגבי כל אחד מהם  לערוך הערכה וניתוח השפעתם על הארגון בהיבטים הבאים :

  • בריאות ובטיחות אנשים באזור הפגוע .
  • בריאות ובטיחות כוח האדם המגיב לאירוע.
  • אבטחת מידע .
  • המשכיות הפעילות והשלטה בארגון.
  • ההשפעה על רכוש, מתקנים, נכסים ותשתיות קריטיות.
  • אספקת שירותי הארגון ושרשרת האספקה.
  • ההשפעה על התנאים הכלכליים והפיננסיים.
  • עמידה במחויבות לחוק, לרגולציה ולחוזים חתומים.
  • ההשפעה על המותג, התדמית והמוניטין.
  • ההשפעה על התנהלות העבודה.

הערכת הסיכונים תכלול ניתוח של הסלמת ההשפעות לאורך זמן, ההשפעות הפוטנציאליות של אירועים אזוריים, ארציים או בינלאומיים ובחינת התאמת אסטרטגיות המניעה והקטנת הנזק.

ניתוח ההשפעות העסקיות (BIA)

מרכיב חשוב בשיטה הוא הערכה כיצד שיבוש והפרעה בהתנהלות היומיומית ישפיעו על הפעילות, על המוניטין ועל נתח השוק של החברה ? מהי היכולת לעשות עסקים ולקיים קשרים עם בעלי עניין מרכזיים ולהעריך איזה השקעות יש להשקיע ומהן היכולות הנדרשות לנהל את השיבושים.

האנליזה לניתוח ההשפעות העסקיות ידועה בשם  BIA (Business Impact Analysis) ומטרתה לזהות מהם התהליכים הנדרשים עבור הארגון לבצע את משימותיו.

ה- BIA יזהה את המשאבים הנדרשים לאפשר התנהלות במצב משברי בתחומי כ”א, ציוד, תשתיות, טכנולוגיה, מידע ושרשרת אספקה. ה- BIA יעריך את התלות בספקים שהם מקור יחיד ויאמוד את זמן ההתאוששות מהמשבר.

ה- BIA יסייע בפיתוח אסטרטגיות ותוכניות התאוששות, יזהה שרשראות אספקה ​​קריטיות, לרבות אלה החשופות לסיכונים מקומיים ובינלאומיים, ואת מסגרת הזמן בה פעולות אלו הופכות להיות קריטיות עבור הארגון.

המשאבים הנדרשים

בהתבסס על הסיכונים שאותרו ועל ניתוח ההשפעות העסקיות יערוך הארגון הערכת צרכי המשאבים בתחומים הבאים :משאבי אנוש, ציוד, הכשרה, מתקנים, מימון, ידע ומומחיות, חומרים, טכנולוגיה, מידע, מודיעין ומסגרות הזמן שידרשו. כמו כן יש לקבוע נהלים לפעולות תגובה, המשכיות והתאוששות.

בניית התכנית

  • דרישות כלליות:
  • בכל סוג של תכנית יש לייחד פרק העוסק בבריאות ובבטיחות העובדים.
  • יש לתעד בכל תכנית את הנחות התכנון, תפקידים ותחומי אחריות של בעלי תפקידים, תהליך האצלת סמכויות, קשרים עם גורמים חיצוניים, דרישות תמיכה ולוגיסטיקה ודרישות המשאבים.
  • מניעה : תכנון אסטרטגיה למניעת אירוע העלול לאיים על חיים, רכוש, פעולות, מידע וסביבה. אסטרטגיית המניעה תישמר מעודכנת ותתבסס על תוצאות זיהוי והערכת הסיכונים ,ניתוח ההשפעות העסקיות ,ניסיון תפעולי וניתוח עלות יעילות.
  • התמודדות עם הסיכונים (Mitigation) : בחלק מהמקרים ההשקעה בהתמודדות עם הסיכון עשויה להיות גדולה מהנזק. במקרים כאלה לא נדרשת התמודדות עם הסיכון. הארגון יפתח  ויישם אסטרטגיית התמודדות עם הסיכונים הכוללת אמצעים שיש לנקוט בכדי להגביל או לשלוט בתוצאות, בהיקף או בחומרת אירוע שלא ניתן למנוע. אסטרטגיה זו תכלול פעולות לטווח הבינוני והארוך להפחתת הפגיעות.
  • ניהול משברים : בניית יכולת של ניהול משברים העלולים להשפיע על המותג, התדמית, המוניטין, נתח השוק ויכולת להמשיך בפעילות העסקית. יכולת ניהול המשברים תכלול חלוקת אחריות ותהליכים קבועים לביצוע הפעולות הבאות:
  • מעורבות ההנהלה הבכירה.
  • זיהוי הסימנים, האירועים, או הנסיבות המייצגים מצב משברי.
  • ביצוע הערכת מצב.
  • הכרזה על משבר והתרעה לאנשים האחראים על תכניות לניהול משברים.
  • זיהוי הנושאים שההנהלה הבכירה אמורה לטפל.
  • הכוונה ותמיכה למתקני הארגון, הפעילויות, העובדים, הלקוחות או גורמים ואחרים שנפגעו מהמשבר.
  • לספק כיוון אסטרטגי ליציאה מהמשבר.
  • תקשור המשבר ומידע לציבור : פיתוח תוכנית ונהלים להפצת מידע ויכולת מתן תגובה להגיב לבקשות למידע ,במהלך ואחרי אירוע לציבור הפנימי, כולל עובדים ולקהלים חיצוניים. יש להקים ולתחזק יכולת תקשורת משבר או יכולת מידע ציבורית הכוללת את המרכיבים הבאים :
  • מתקן קשר מרכזי או מרכז תקשורת.
  • מערכת לאיסוף, פיקוח והפצת מידע.
  • נהלים לפיתוח והעברת מסרים מתואמים.
  • נהלים תפעוליים : יישום נהלים תפעוליים לתמיכה בתוכנית תוך שימת דגש לנושאים כמו בטיחות חיים, שמירה על רכוש, המשכיות והגנה על הסביבה הנמצאת באחריות הארגון. הנהלים יאפשרו פעילויות של תגובה, המשכיות והתאוששות.
  • מרכז שליטה לניהול מצבי חירום – תכנון מרכז שליטה ראשוני וחלופי אשר מהם ניתן לנהל את פעולות התגובה, ההמשכיות וההתאוששות. יוכנו נהלים ומדיניות לתיאום פעולות מניעה, מוכנות, תגובה, המשכיות והתאוששות.
  • תכנית לפעולות חירום ותגובה – התוכנית תצביע על פעולות שיש לנקוט בכדי להגן על אנשים כולל פעולות הגנה לבטיחות חיים.
  • המשכיות עסקית – תכניות המשכיות יכללו אסטרטגיות להמשך תהליכים קריטיים ורגישים. תכניות המשכיות יזהו ותתעדו את הדברים הבאים: בעלי עניין שצריך ליידע אותם, תהליכים שיש לקיים, תפקידים ואחריותם של האנשים המיישמים את אסטרטגיות ההמשכיות, נהלים להפעלת התכנית, טכנולוגיות קריטיות, אבטחת מידע, אתרי עבודה אלטרנטיביים, תכנון דרכים לעקיפת הבעיה, רשומות חיוניות, רשימות אנשי קשר, עובדים נדרשים, ספקים וקבלנים התומכים בהמשכיות, משאבים להמשך הפעילות, הדדיות הסכמי סיוע או שותפות, פעילויות להחזרת תהליכים קריטיים ורגישים לסטאטוס המקורי. תכנית התאוששות לאחר משבר – תוכניות ההבראה יאפשרו שחזור תהליכים, טכנולוגיה, מידע, שירותים, משאבים, מתקנים, תוכניות ותשתיות.
  • תוכנית ההתאוששות תתעד  את הדברים הבאים: הערכת נזקים, תיאום שיקום, בנייה מחדש והחלפת מתקנים, תשתיות, חומרים, ציוד, כלים, ספקים וספקים, שרשרת אספקה, המשך תקשורת עם בעלי העניין, התאוששות של תהליכים קריטיים, טכנולוגיה, מערכות, יישומים ומידע, תפקידים ותחומי אחריות של האנשים מתוך הארגון ומחוצה לו המיישמים את אסטרטגיות ההבראה, ספקים וקבלנים שיכולים לתמוך ביישום אסטרטגיית ההתאוששות, עמידה בתקנות שיחולו במהלך ההתאוששות.
  • סיוע ותמיכה בעובדים – יש לפתח תכנית לסיוע ותמיכה בעובדים הכוללת את הנושאים הבאים: נהלי תקשורת, מידע ליצירת קשר, סיוע כספי לאנשים שנפגעו, דיור זמני לטווח הקצר או לטווח הארוך ואספקת מזון למי שנפגע, בריאות הנפש ורווחתם הגופנית של אנשים שנפגעו מהאירוע, קידום חינוך והכשרה משפחתית.

הדרכה ותרגול

  • יש לתכנן תכנית הדרכה ותרגול המכלילה את כל העובדים שיש להם תפקיד בתוכנית במטרה  ליצור מודעות ולהעמיק את הידע, הכישורים והיכולות הנדרשים ליישום, תמיכה ותחזוקה של התוכנית. תכנית ההדרכה והתרגול תעמוד בדרישות הרגולציה ולהיקף ותדירות ויש לשמור דוקומנטציה של ההדרכות והתרגולים.
  • יש לבחון מעת לעת את תכנית ההדרכה והתרגול ולקדם שיפור מתמשך באמצעות תרגילים ומבחנים תקופתיים ולהפיק לקחים על סמך ניתוחי אירוע.

 

תחזוקת התכנית ושיפורה

  • יש לחזק ולשפר את התכנית תוך בחינת המדיניות והנהלים וביצוע הערכה על בסיס קבוע ומתוזמן.
  • התוכנית תוערך מחדש כאשר מתרחשים שינויים בתקנות, בסיכונים הפוטנציאליים, בזמינות או יכולת משאבים, בתשתיות, בסביבת הטכנולוגיה, ביציבות כלכלית וגיאוגרפית ובספקים קריטיים.

סיכום

תכנית להמשכיות עסקית, ניהול משברים ומצבי חירום מקיפה מגוון רחב של גופים, ארגונים וחברות  עסקיות, תעשייתיות ומסחריות כולל גופי ממשל ברמות שונות. לכל אחד מהגורמים הללו יש מיקוד משלו, ייעוד ותחומי אחריות ייחודיים, משאבים ויכולות מגוונים ועקרונות ותהליכים תפעוליים.

תקן NFPA 1600 מקדם הבנה משותפת של יסודות התכנון וקבלת ההחלטות כדי לסייע לגופים לבחון את כל הסיכונים ולהפיק תוכנית משולבת, מתואמת ומסונכרנת לניהול משברים , מצבי  חירום והמשכיות עסקית.

להצטרפות ללוח התפוצה של העמותה הישראלית למיגון מפני אש – לחץ כאן.

להצטרפות כחבר בעמותה – לחץ כאן

לאתר האינטרנט של העמותה – לחץ כאן

מאמרים נוספים

ניוזלטר מרץ 2020 – ארועי שריפה בארה”ב

ניתוח אירועי דליקה ברבי קומות, ארצות הברית

שריפות בהיקף נזק גדול בארה”ב בשנת 2015